Grundsätzlich muss laut GoBD jeder buchführungs- und aufzeichnungspflichtige Unternehmer und jeder Freiberufler eine Verfahrensdokumentation bereitstellen. Laut GoBD erfordert die Nachprüfbarkeit der Bücher und weiterer erforderlicher Aufzeichnungen eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation, die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweist.
Von einer Anwenderdokumentation über allgemeine Beschreibungen bis hin zu einer technischen Systemdokumentation, die sich bei analogen Vorgängen auf die Kassensoftware und ggf. das genutzte Kassenbuch beschränkt. Sollte das Unternehmen digital arbeiten, müssen alle Schnittstellenprogramme komplett und vollumfänglich erfasst werden. Im Endeffekt dient eine Verfahrensdokumentation also zur Hinterfragung: Wie gut kenne ich meinen eigenen Betrieb und seine Möglichkeiten?
